为了使我校会计核算工作更加有序、规范，方便报账人员、会计人员的业务操作，提高报账效率，根据国家高等学校财务会计制度和其他现行相关政策法规的规定，结合我校会计工作实际情况，特将有关报销事项说明如下：
Q：怎样才能报销？
A：首先，要明确经费预算中经费报销的出处；其次，要真实地发生一笔合理的经济业务；再次，要取得合法有效的票据；最后，得到经费负责人的同意。这样就能报销了。
Q：怎样的票据才是合法有效的呢？
A：提供的票据必须符合下面几个要求：
1.票据的取得途径真实、合理
2.票据必须和发生的经济业务相对应
3.票据未经挖补、涂改，符合国家相关法律规定
4.票据记载的要素齐全
Q：报销票据应具备哪些要素？
A： 1.国家税务或财政统一、正式、有效的发票或收据。
2.购买单位名称、日期、经济业务内容、数量、规格、单价、金额等发票内容填制完整，字迹清晰。
3.印章（销货单位的财务专用章或发票专用章）完整、清晰。
4.勾稽关系准确，大写、小写金额相符，各联次复写纸套写一致。
Q：那么多种类的发票，我如何识别真伪呢？
A：我校财务处网站上表格下载中有教您如何识别与避免假发票的文档，您可以下载了解。但最好的方式还是通过正规渠道购买所需用品，以避免不必要的麻烦。
Q：票据的种类有哪些？
A：票据主要分为两类，一是发票，由国家税务总局统一监制。增值税普通发票（含电子发票）、增值税专用发票、通用机打发票（背面紫色）、冠名卷式发票（例如：京东、当当、苏宁等提供的发票）。二是资金往来结算票据，由财政统一监制。
Q：手上持有的票据报销期限？
A：当年票据可报销至次年三月三十一日，不必在年终结账前突击报销。
Q：本校内部出具的票据能报销吗？
A：不能，校内发生的费用统一以内部转账的形式支付，需填制《上海旅游高等专科学校内部转账单》。
Q：尚未获得票据或因公出差而需预先用钱怎么办？
A：可采用暂借款的形式，填写《上海旅游高等专科学校其他应收款》，写清借款用途，由经办人和经费负责人签字后可预支现金或银行转账。特殊情况确需报销大额现金的需经财务处负责人审批后向财务处出纳处进行预约，预约电话：57126243。（借款人必须为我校在职教职工）。
Q：取得符合要求的票据后，怎样进行经费报销呢？
A：一笔经济业务的报销可以概括成如下流程：票据汇总——负责人签字——审核报销。下面简要叙述一下：
1.票据汇总：首先，提供票据的人必须在每张票据背面签字；其次，必须填写《上海旅游高等专科学校费用报销单》（或其他报销单，视经济业务类型而定），金额、用途、经费财务编号填写完整，并将发票按规定(财务处主页下载栏可查询财务票据整理、粘贴要求)进行粘贴。公务卡报销单据与其他现金报销单据（如：火车票、快递费、出租车票等）需分开粘贴，并且分别填写费用报销单。
2.负责人签字：当完成汇总后，就需将费用报销单送至相关负责人处签字。
3.审核报销：完成上述环节后，送至审核窗口进行审核，审核通过后即可完成冲账或至出纳处办理公务卡结算或领取现金。当天凭证当场领取，不得带离财务处。
Q：原始票据遗失后，如何办理报销？
A: 请票据开出单位在票据存根复印件上加盖开票单位的财务专用章，并提供《票据丢失报销申请表》，经财务处负责人审批后，方可报销。
Q：谁是授权审批控制经费负责人？
A：根据学校规定，各项经费开支均严格执行《上海旅游高等专科学校经费支出“一支笔”审批制度管理办法（试行）》，由各部门（或各经费项目）的经费负责人或其书面委托的临时代理人负责审批，其他人员签字无效。各部门经费负责人的日常报销需由部门书记或分管校领导审批。上述负责人的签字，要对该报帐事项的真实性、合法性、有效性最终负责，签字时应认真负责把关。
Q:公务卡报销时，还需注意的事项。
A：公务卡结算，必须提供该笔业务的银行签购单或信用卡月消费账单、手机银行信用卡消费记录截图。不同经费项目发生支出时应分别刷卡和开票，不同刷卡人报销发票需分别填制费用报销单。如果网购取得的发票，报销时提供普通发票的手续外，还需打印网上交易的订单页面附后。详见上海旅游高等专科学校《公务卡知识问答》。
Q：如何报销课题（项目）经费？
A：1.课题（项目）经费立项：财务处根据经费到账情况和科研处、教务处、组织人事处的书面通知，为各类课题（项目）经费设置帐目和项目编号并分配经费使用额度。课题（项目）负责人取得经费本即表明课题（项目）已立项，可以开始按规定使用经费。
2.课题（项目）经费报销：按照科研处、教务处、组织人事处的课题（项目）相关经费管理办法报销。市内出差、通信费实行包干经费管理，超出部分不予报销。具体详见科研处-科研项目经费使用管理办法（2016年6月修订版）、教务处-教学专项经费使用管理办法（2017年1月版）。
3.科研处、教务处、组织人事处和各项目负责人负责审核课题（项目）支出内容是否符合课题（项目）规定，财务处负责审核报销票据是否符合财务制度。课题（项目）经费报销需遵守财务票据、差旅费、政府采购、资产管理规定等相关财务制度，报销时持填制好的凭证和票据到财务处审核窗口报账。（已发经费本的课题，报销时还需持经费本，同时在经费本上登记）
Q：有哪些报销单，有什么作用，在哪里可以找到？
A：目前，我校共有22种常用报销单，除暂借款凭单外，其余均可通过学校信息门户进入财务处主页进行下载。（财务处将不定期更新内容和样式，请注意保持更新。报销单上有“师大”的仅限于师大财务处报销使用。）
1.费用报销单：用于汇总票据和其他报销单等。
2.劳务发放表：用于支付一次性劳务费等人员费用。
3.外埠出差报销单：用于汇总外埠出差，需将票据粘在背面。
4. 市内出差车膳费报销单 ：用于汇总本市差旅费用。教职工报销市内差旅费只需将出租车粘在背面，公交车车票、地铁票按实际发生路线填列在报销单内，无需粘贴相关票据。学生报销市内差旅费汇总填列后必须把所有票据粘贴在报销单背面。
5.缴款单：用于向财务处办理现金缴款或银行入账手续。
6.内部转账单：用于校内单位之间的款项往来。
7.支票借据：用于暂借支票、电汇等。
8.票据丢失报销申请表：用于原始票据丢失后的报销。
9.票据申领表：用于各类办班收费。
10.收费项目立项（调整）审批表：用于各类办班收费申请报批。
11.医药费报销单：用于学生医药费报销。
12.预开发票承诺函：用于对外承接科研或教学专项收费。
13.预算调整审批表：用于各部门当年经费发生内部调整。
14.工程(设备)项目余款(质保金)支付审批表：用于项目尾款和质保金支付。
15.项目经费预算表：用于科研或教学专项经费申请立项。
16.项目经费决算表：用于科研或教学专项经费决算。
17.特殊差旅费申请表：用于赴外埠出差行程不连续或无住宿发票等原因所需要报销所发生的费用。
18.会议费、接待费、培训费报销单：用于报销自主召开会议、接待外来人员用餐、参加培训所发生的费用。
19.因公出国（境）费用报销单：用于出国费用的报销。 20.出差报告单：用于师生外埠出差前的部门审批。
21.大额资金支付申请表：用于大额资金的报销。
22.财务审批授权委托申请表：用于书面委托临时代理人负责审批。
Q：怎么进行银行转账支付款项？
A：在借款单或者票据上填写收款方的户名、账号及开户行并标明“转账”；并需填写《上海旅游高等专科学校费用报销单》（若为借款，冲账时须在提供的票据上注明“冲账”）。
Q：部门经费如何报销接待费？
A：按照厉行节约的原则，除仅财务制度规定可报销的经费外，其他部门经费均不可报销接待费，接待费的支出按学校校办接待费相关规定执行，不得铺张浪费。
Q：怎么报销工作用资料费、印刷费、出版（发行）的费用？
A：在发票上如实开具明细内容，对无法在发票上开具所有明细内容的，应按照国家要求开具相关信息，并附上税控系统打印的《销售货物或者提供应税劳务清单》。其中：印刷费还需在清单中标明打印的具体内容和数量单价等。
出版（发行）：应当通过正规的图书出版社进行出版，并附出版（发行）合同，且必须有经费主管部门审批签字。
Q：报销办公用品有哪些须知？
A：购买（设备处与资产处）制定的低值易耗品除外的办公用品(如文具等)：在发票上如实开具明细内容，对无法在发票上开具所有明细内容的，应按照国家要求开具相关信息，并附上税控系统打印的《销售货物或者提供应税劳务清单》。
Q：报销固定资产、低值仪器设备等有哪些须知？
A: 1.用学校任何经费购买固定资产设备，均需报设备处或资产处统一购置与管理。具体操作顺序按学校《固定资产管理办法》统一实施。
2.购买不够固定资产标准的低值易耗品（如电子设备、电脑耗材和配件等）：单价400元以上均需报设备处或资产处统一购置。具体操作顺序按《上海旅游高等专科学校低值易耗品管理办法》统一实施。
Q：如何报销维修费？
A：各类设备所有的维修配件、维修费用全部纳入设备处或资产处管理，发生支出前需先向上述部门申请，获得审批签字后方可报销。
Q：新的差旅费管理办法出台后，要如何报销外埠差旅费呢？
A：（一）新的差旅费管理办法最大的变化在于：
1.出差过程中，实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费；
2.伙食补助费和市内交通费按自然天数实行定额包干；
3.住宿费、伙食补助费按标准报销。
（二）外埠差旅费报销流程：
1.出差前，须征得相关领导同意批准，填写《出差报告单》,两人以上一同出差的，还需在出差前填写《集体离沪审批表》（请到校办或财务网站上自行下载填写）并至校办备案；
2.出差归来，完整填写外埠出差报销单，携带《出差报告单》、《集体出差登记表》（集体出差的）及出差期间的发票至财务处审核。
（三）报销差旅费的注意事项：
1. 提供所报销的机票必须是公务机票，飞机票必须使用公务卡或转账购买，报销需提供登机牌，出差期间行程需连续；
2.参加会议等学术活动，需有会议通知、邀请函等相关凭证；
3.实际发生的住宿费发票应合理合规，在出差期间内；
4.外埠出差报销单上的市内交通费及伙食补助费由财务处老师核定。
5.上海市内、北京市内发生的赴机场、火车站等地的出租车票可以据实报销，但当日的交通费不再予以补贴。其他地区的发生的出租车票一律不予报销。
6.有特殊原因需要说明的，填写《特殊情况差旅费报销申请表》，财务处据实处理。
7.探亲差旅费，需经人事处审核后，按照财务有关文件规定进行报销 。
关于各类费用的标准及详细解释请参见《上海旅游高等专科学校差旅费管理办法》。
Q：因公出国（境）的费用该怎么报销？
A：根据《因公临时/短期出国（境）访问或培训的经费管理办法》，由国际交流学院办理因公出国证件、市政府批文等，具体情况请咨询国际交流学院。
注：纳入学校“三公经费”严格管理。
Q：什么是会议费？会议费的开支范围？
A：会议费是指学校组织的为举办大型庆典、活动等会议以及为教学、科研举办的全国性学术会议及论坛等。会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。报销时还需附会议通知或邀请函、会议费用明细清单、参会人员签到单等，会议结束后，报销时填列《会议费报销单》，所有费用一次性报销完毕，不得分次报销。具体标准详见《上海市市级机关会议费管理办法》。
Q：什么是政府采购？哪些经费属于政府采购的范围？
A：简单的说，政府采购就是限定目录内的物品及服务不能再由本人单独购买，而由学校相关归口部门（主要为设备处、资产处）按特定的规定与要求购买，是采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称。
政府采购分为集中（市）采购和分散采购，属于集中（市）采购目录的：台式计算机、便携式计算机、路由器（单价2000元以上）、服务器、磁盘阵列、网络交换机、打印机、复印机（含速印机）、传真机、硒鼓（含粉盒）、照相机、摄像机、复印纸、数据库软件、防病毒软件等；属于分散采购的为：（1）预算金额20万元以上的货物项目；（2）预算金额20万元以上的服务项目；（3）预算金额50万元以上的工程项目。
目前，我校政府采购涉及的经费主要有：财政补助收入、事业收入、其他收入、横向课题经费、外来专项收入等。
Q：怎么报销邮寄费、通讯费？
A： 1.邮寄费：邮费、快递费等并提供相关的佐证材料 ；
2.通讯费：部门固定电话费用，不得报销个人通信费（教学、科研、人事专项经费报销另行规定）。
Q：如何支付劳务、讲课费等？
A： 1.所有的劳务费（除外籍人员外）全部通过财务处网站的发放系统发放，填写详细发放劳务费内容，提交后打印发放清单，注明经费编号，制单人和项目经费负责人审批人签字、人事备案（除学生处签发的勤工助学劳务费外后）送交财务处审核。财务处凭审核后的发放清单按时发放。申请劳务费发放时，请按发放对象选择正确的发放系统。
（1）校内学生的劳务费选择“学生津补贴申报”发放。
（2）其他人员的劳务费选择“劳务薪资申报”发放。外聘人员单人每月累计超过800元，需扣除个人劳务报酬费所得税。
注：a.具体操作流程详见财务处网站常见问题解答：劳务津补贴申报须知。两种发放系统的操作员，需经财务处陈涛老师分别授权后方可使用。联系电话：57126243。
b.人事处盖章备案（1号办公楼302室）
2.一次性支付外籍人员的劳务费需填写《劳务发放表》作为纸质清单。纸质清单上必须有经费负责人和制单人的签字，经人事备案，并提供护照或居住证复印件，方可发放。如劳务费涉及多人发放的，请同时将《劳务发放表》的电子表发至邮箱15821984964@163.com，肖老师收。
Q：如何办理学生医药费报销？
A：携带医药费原始单据及相关证件到上师大医务室填写医药费报销单，凭已审批的药费单据到财务处办理报销手续。
报销时间：每周四：8：00－13：00到上师大奉贤校区校医院225
室审批签字后至旅专行政楼203室财务处报销领款。
Q：哪些费用需要附合同等？
A：发票金额在1万元（含同一单位同一笔经济业务累计金额）及以上需附合同；修缮2万元及以上需附审计报告等证明材料。所有合同必须经法人代表或其授权人签字并加盖学校公章或合同章。
Q：如何进行财务网络查询?
A: 1.部门及个人经费明细查询:进入学校网站首页，点击“校园信息门户-财务系统-个人经费查询或部门经费查询”进入。2014年1月1日以前的账目都可在新系统进行查询。（进入信息门户的用户名及密码不变,如有疑问请咨询设备处）
2.所有发放劳务和学生的津补贴补助，制单人可在劳务薪资申报系统和学生津补贴申报内查询发放状态。（申报权限请来财务处陈涛老师（电话：57126243）处申请办理。）
3.职工薪酬查询:进入学校网站首页，点击“校园信息门户-财务系统-劳务薪资查询”进入。（进入信息门户的用户名及密码请咨询设备处） 注意：新录用人员需到财务处陈涛老师（电话：57126243）处添加人员信息方可查询。
4.学生缴费及学生津贴查询:进入学校网站首页，点击“校园信息门户-财务缴费-学生缴费查询或学生津贴查询”进入。学生缴费查询可以在缴费5个工作日后打印电子发票。
报销过程中遇到任何问题,可来电咨询:57126241（经费审核报销）, 57126243（劳务费和学生津补贴发放）
各位师生朋友，财务工作的顺利开展离不开您的理解和支持，希望《财务报销指南》能够给您的报账工作带来方便，我们会继续努力，为您提供更加优质、周到的服务；同时十分感谢您对我们工作的支持，希望对我们的工作多提宝贵意见和建议；以上内容和各项财务规章制度会在财务处主页公示，也请您经常关注我们的网页通知和最新制度、文件，该《指南》相关内容由财务处负责解释，谢谢支持!
本指南如与学校新文件相抵触的，则以学校新文件为准。
